10 tips voor gemeentelijke samenwerking bij toezicht en handhaving

Inleiding

Gemeenten krijgen steeds meer taken en bevoegdheden. Vaak gaat dat  gepaard  met een korting op de voor die taken beschikbare middelen, omdat gemeenten efficiënter kunnen werken dan het Rijk. Vaak is dat ook zo. Efficiency is te halen uit samenwerking tussen gemeenten, ook op het werkterrein toezicht en handhaving. Voordeel daarvan is dat gemeenten zo ook kunnen voldoen aan de VTH-kwaliteitscriteria, die eisen stellen aan ervaring en kennis van medewerkers en robuustheid van de organisatie. Aan de samenwerking kleven  zowel voor- als nadelen, die eerst in beeld gebracht moeten worden.  Dit vergt voorbereiding. Een zorgvuldige voorbereiding voorkomt latere tegenvallers en daarmee gepaard gaande (imago)schade. In deze paper signaleren we aandachtspunten en valkuilen.

De eerste drie tips op een rij:

1. Beschouw de samenwerking als een project

 

Het realiseren van samenwerking is een klus met een kop en een staart. Het is een project en daar hoort een projectplan bij. Dat plan moet voldoen aan alle eisen die je aan een projectplan mag stellen. Zoals een beschrijving van het doel en het uitwerken ervan in concrete subdoelen. Als het even kan worden die uitgesplitst. Doel en subdoelen worden vervolgens stuk voor stuk beschreven. Aan elke beschrijving wordt een inschatting verbonden van benodigde middelen, zoals personeel, financiën en andere zaken. Op die manier ontstaat een overzicht van alle onderdelen van het project. Dan kan de planning worden opgesteld. Daarin moeten de kritische momenten worden gemerkt, die bepalend zijn voor de voortgang van het project. Die punten moeten extra bewaakt worden. Zo’n kritisch moment is bijvoorbeeld een besluitmoment door College van Burgemeester en wethouders of gemeenteraad.

 

2. Eis eerst middelen op

 

Voorbereiding van samenwerking vergt veel tijd van de medewerkers. Zowel voorafgaand aan de start van de samenwerking als wanneer de samenwerking al loopt. Te vaak wordt besloten dat management en medewerkers het er al werkende weg maar even bij moeten doen. Dat gaat ten koste van het reguliere werk, wat ontevreden burgers oplevert, die bijvoorbeeld langer dan nodig op een vergunning moeten wachten. Het leidt ook tot ontevreden medewerkers die het gevoel krijgen zowel voor het werk als voor het project te weinig tijd te hebben. Bestuur en management die de samenwerking serieus nemen stellen er de nodige middelen voor beschikbaar! Middelen voor het opstellen van een projectplan. Het plan is vervolgens de basis voor het inschatten van de benodigde middelen voor het uitvoeren van dat plan. Op die manier komen bestuur en projectleider tijdens het project niet voor verrassingen te staan. Niets is zo vervelend als tijdens het project bij het bestuur moet worden aangeklopt voor extra middelen!

 

3. Iedereen doet mee

 

Veel medewerkers worden al nerveus als ze woorden zoals reorganisatie of samenwerking horen. Wijzigingen op het werk genereert onzekerheid. Als daar niet tijdig aandacht voor is leidt dat tot weerstand, al dan niet openlijk. De remedie is iedereen bij het proces te betrekken. Daarmee wordt tegenwerking voorkomen en dus vertraging van het project. Medewerkers hebben bovendien veel knowhow in huis die aangewend kan worden voor het project. Kennis bijvoorbeeld over externen waarmee rekening gehouden moet worden of die tijdig geïnformeerd moeten worden over de op handen zijnde wijzigingen. Denk van te voren na over welke medewerker op welke plek binnen de samenwerking een rol kan spelen. Bijvoorbeeld als lid of voorzitter van een werkgroep. Op die manier wordt het slagen van de samenwerking een target voor iedereen. Tegelijkertijd leren de medewerkers elkaar alvast kennen in de werkgroepen en die ervaring kan later van pas komen als de samenwerking is gerealiseerd.

10 tips voor gemeentelijke samenwerking bij toezicht en handhaving

Gratis whitepaper van VIND Handhaving

 Auteur is Hans Slot
Lees hier 10 tips bij gemeentelijke samenwerking

Wilt u alle tips lezen? Download dan het hele whitepaper!

Whitepaper downloaden

Wilt u alle wijzigingen lezen? Download dan het hele whitepaper!

1 Persoonsgegevens
2 Bedrijfsgegevens

Vul uw gegevens in en ontvang direct het gratis whitepaper

U ontvangt de link naar het complete whitepaper direct in uw inbox

 Auteur is expert op het gebied van Handhaving